[No 4] – Auf der Suche nach dem perfekten Termin
Zu viel, zu wenig oder gerade richtig? Die Frage nach Grad, Inhalt, Intensität und Effizienz bei wiederkehrenden Terminen umtreiben Teams und Organisationen nicht erst seit Corona.
In den ersten Tagen haben wir im Führungskreis unsere bisherigen Terminserien beibehalten, jedoch schnell gemerkt, dass es vermehrt zu Informationsdefiziten und Missverständnissen gekommen ist. Einfach gesagt: Wir waren nicht mehr gut genug abgestimmt.
In Organisationen mit crossfunktional aufgestellten Teams ist diese Abstimmung der unterschiedlichen Führungskräfte (Servant Leader) zwingend notwendig, um u.a. allen Menschen in diesen Strukturen ein einheitliches Bild auf Rahmenbedingungen, Regeln und Unternehmensrichtlinien zu geben.
Bisher hatten wir im Bereich IT eCommerce folgende Terminserien (ein Auszug), die nur in Ausnahmefällen Remote durchgeführt wurden:
- ProduktorgaDaily: täglicher Austausch einiger (!) IT-und Produktmanagement TeamleiterInnen
- IT-Leitungskreis: wöchentliche Abstimmung aller TeamleiterInnen im Bereich IT
- Austausch ScrumMaster / TeamleiterInnen: 2-wöchentlicher Termin der Agile Coaches mit dem TeamleiterInnen aus der Produktorganisation
Unsere konkrete Herausforderung: Sicherstellen, dass in Zeiten mit schneller Veränderungsfrequenz (teilweise mehrfach täglich) und erhöhter Relevanz für die Menschen in der Produktorganisation die Informationen geteilt und kommuniziert werden.
Hier unsere Lernkurve am Beispiel des täglichen ProduktorgaDaily–Termins:
- Iteration – nach ca. 3 Tagen
Veränderung:
- IT-Leitungskreis nimmt am täglichen ProduktorgaDaily teil
Gut: Besserer Abstimmung insbes. am Anfang der Corona-Krise in Bezug auf Unternehmensregeln
Schlecht: Kommunikation in die Teams und Einbindung der wichtigen Führungsrolle ScrumMaster fehlt. Es kommt erneut zu bereits o.g. Problemen; ProduktorgaDaily wird eher IT-lastig
- Iteration – nach ca. 1,5 Wochen
Veränderung:
- Beteiligung der ScrumMaster am ProduktorgaDaily
- Zusätzliches tägliches IT-Leitungskreis-Meeting (15 min)
Gut: Konsolidierter als vorher; es werden nur noch die wirklich dringenden und akuten Themen besprochen; IT-Lastigkeit nimmt ab; Corona-Zustand hat sich eingeschwungen; Veränderungsfrequenz nimmt ab
Schlecht: Themen werden doppelt besprochen; der ‚Spirit‘ vom eigentlichen ProduktorgaDaily ist abhandengekommen durch die Fokussierung auf ‚dringend‘. Kein Austausch über weitere übergreifende Themen mehr möglich; mittel- und langfristige Anliegen und Diskussionen liegen brach.
- Iteration – nach ca. 3 Wochen
Veränderung:
- Zusätzliches tägliches IT-Leitungskreis-Meeting (15 min)
- ProduktOrga-Daily wird aufgelöst
- Neue ProduktOrga-Besprechung im ursprünglichen Kreis wird auf 3x pro Woche je 30 min geändert
- Austausch ScrumMaster/TeamleiterInnen wird auf den Regeltermin verschoben
Gut: Tägliche IT-Leitungskreis-Meeting findet großen Zuspruch und wird bis auf weiteres etabliert; allgemeine Produktorga-Themen finden wieder Raum und Zeit
Unter spezieller Beobachtung: Noch unklar, ob der regelmäßiger Austausch zwischen ScrumMaster/TeamleiterInnen so ausreicht oder auf wöchentlich geändert werden sollte.
- Iteration – pending…
Fest steht: Ändern sich die Rahmenbedingungen, müssen Verhaltensweisen, Vorgehen, Werkzeuge mindestens überprüft und häufig angepasst werden. Und wenn es nur ein Termin ist.
